Basisfrequenties en het buitenperspectief: termijnen schatten met eerdere resultaten

Een team belooft een gegevensmigratie in tien werkdagen af te ronden. Het plan beschrijft stappen en verantwoordelijken, maar niemand heeft bekeken hoelang vergelijkbare migraties duurden. Alle projecten en cijfers in dit voorbeeld zijn fictief.

Het binnenperspectief beschrijft hoe deze migratie zou moeten verlopen. Het buitenperspectief begint bij resultaten van vergelijkbare gevallen. Het verschil tussen beide schattingen helpt een verwachting vinden die uitleg nodig heeft voordat zij een toezegging wordt.

Definieer welk resultaat je wilt schatten

Een basisfrequentie is een waargenomen frequentie binnen een relevante referentieklasse. Om die te gebruiken moet je het resultaat en de gevallen in de vergelijking definiëren. Het aandeel migraties dat op tijd klaar was, beantwoordt een andere vraag dan hun gebruikelijke duur.

Leg ook vast wat afronden betekent. Bestanden overzetten, gegevens valideren en het oude systeem afsluiten zijn verschillende mijlpalen. Een geschiedenis die die door elkaar haalt, kan schijnbare nauwkeurigheid bieden zonder je vraag te beantwoorden.

Voorspellen met referentieklassen, besproken door Bent Flyvbjerg, neemt resultaten van vergelijkbare projecten als uitgangspunt. Die benadering toepassen op een kleine migratie vereist een eigen keuze van vergelijkingsgevallen.

Kies gevallen voordat je de uitkomst bekijkt

Zoek projecten met omstandigheden die relevant zijn voor de vraag: bijvoorbeeld gegevensbron, externe afhankelijkheden, omvang en teamervaring. Leg de relevantie van elk kenmerk uit; een soortgelijke projectnaam kan weinig over het werk zeggen.

Als je alleen afgeronde migraties kiest, sluit je stopgezette en nog openstaande projecten uit. Neem die registraties mee en geef hun status aan. Een project zonder einddatum mag geen verzonnen duur krijgen om in de berekening te passen.

Verander de groep niet alleen omdat de uitkomst je verwachting tegenspreekt. Noteer een reden om een geval uit te sluiten. Wanneer twee verdedigbare selecties verschillende conclusies opleveren, laat dat verschil dan in de schatting zien.

Uitgewerkt voorbeeld: van tien dagen in het plan naar een afgesproken termijn

Neem deze doorlooptijden van tien vergelijkbare migraties in werkdagen: 8, 9, 10, 10, 11, 12, 13, 14, 16 en 18. Alle zijn gemeten tot dezelfde mijlpaal: gevalideerde gegevens en afsluiting van het oude systeem. Neem voor een eenvoudige berekening aan dat elke migratie ook een oorspronkelijke termijn van tien dagen had.

Zes overschreden die termijn. De historische vertragingsfrequentie is 6 ÷ 10 = 60%; afronding uiterlijk op de tiende dag is 4 ÷ 10 = 40%. Vergelijk nu andere termijnlimieten binnen dezelfde groep:

Tien dagen beloven laat zes van de tien eerdere uitkomsten buiten de termijn. Veertien dagen zouden acht gevallen opvangen; twee migraties blijven erbuiten. Zelfs de 100% in de laatste rij garandeert geen toekomstige termijn: de tabel beschrijft een kleine steekproef die relevante moeilijkheden kan missen.

Een verdedigbaar voorstel is veertien werkdagen afspreken, met een controle van de gegevenskwaliteit op de derde dag. Vindt die een afhankelijkheid die eerdere gevallen niet hadden, dan herziet het team de termijn voordat het doorgaat. Veertien dagen kiezen drukt een afgesproken risicotolerantie uit; de waargenomen 80% wordt daardoor geen bewezen kans voor dit afzonderlijke project.

De notitie in het beslissingsdagboek kan luiden: “Intern plan: tien dagen. Vergelijkbare resultaten: acht van tien gevallen waren binnen veertien klaar. Voorstel: veertien dagen, afhankelijk van de gegevenscontrole op de derde dag. Nog te bevestigen: kan de klant een langere termijn accepteren en wat doen we als de controle mislukt?”

Controleer de kwaliteit van de registraties en of projecten problemen delen. Bekijk naast frequenties hoeveel termijnen uiteenliepen en onder welke omstandigheden vertraging ontstond. Een los gemiddelde verbergt die verschillen.

Zeg welke registraties ontbreken. Verhalen van het team kunnen de zoektocht sturen als ze als herinneringen worden aangeduid. Een vermoeden uit een vergadering blijft een vermoeden, ook wanneer het in een spreadsheet staat.

Onderbouw wat dit geval anders maakt

Misschien gebruikt de huidige migratie een hulpmiddel dat een trage stap heeft verkort. Vraag voor het aanpassen van de referentie of die verkorting onder vergelijkbare omstandigheden is waargenomen en of die stap werkelijk de totale duur beperkte.

Een gemotiveerd team of belangrijke klant verklaart op zichzelf niet waarom de eerdere resultaten niet meer zouden gelden. Zoek een verschil dat het werkproces verandert. Neem ook ongunstige veranderingen mee, zoals een nieuwe afhankelijkheid of minder geordende gegevens.

Houd eerdere resultaten en de aanpassing apart. Een ander kan dan bespreken of het aangevoerde verschil de voorspelling ondersteunt, zonder te reconstrueren welke cijfers bij eerdere gevallen horen en welke uit jouw interpretatie voortkomen.

Gebruik de referentie om de toezegging te veranderen

De eerdere resultaten kunnen aanleiding zijn een bandbreedte voor de termijn af te spreken, een validatie te vervroegen of de eerste omvang te verkleinen. Ze kunnen ook laten zien dat de beslissing afhangt van nog ontbrekende informatie.

Onderzoek die vraag wanneer het antwoord het plan kan veranderen. Het artikel over wanneer je meer informatie moet zoeken helpt de verwachte opbrengst van onderzoek te vergelijken met de kosten en het uitstel.

Presenteer in het klantgesprek de afrondingsmijlpaal, de gebruikte referentie en het herzieningsmoment. Als tien dagen niet onderhandelbaar zijn, moet het team een kleinere omvang of een andere levering bespreken. Alleen de schatting in een spreadsheet aanpassen verandert het benodigde werk niet.