Come decidere se vale la pena continuare

Un progetto ha consumato mesi e resta lontano dal risultato previsto. Chiuderlo sembra sprecare l'impegno. Continuare sembra l'unico modo di dare senso a ciò che è già stato fatto.

Il lavoro passato appartiene alla storia del progetto e può aver prodotto conoscenze o risorse ancora utilizzabili. La decisione successiva, però, impegna tempo e denaro ancora disponibili. Che cosa può produrre il lavoro futuro, e a quale costo?

Contratti, dipendenze e impegni creati dal progetto influiscono ancora su ciò che è praticabile, anche quando la spesa passata non si può recuperare. Distingui le conseguenze presenti dai tentativi di recuperare una spesa che nessuna scelta restituirà.

Separa la spesa passata dalle risorse ancora utilizzabili

Considera un'iniziativa immaginaria per creare un servizio in abbonamento. Il team ha sviluppato parte del sistema, intervistato possibili utenti e scoperto che la domanda avrebbe richiesto più assistenza ai clienti del previsto.

Le ore impiegate nelle interviste non si possono recuperare. Ciò che il team ha imparato può aiutarlo a confrontare offerte diverse. Parte del software potrebbe servire a un altro progetto, purché adattarlo convenga. Un contratto esistente potrebbe creare un costo di chiusura.

Fai un inventario di questi elementi senza attribuire automaticamente valore a ciascuno. Un sistema quasi finito non è necessariamente economico da completare, né dimostra che qualcuno lo userà. Aver imparato molto non significa che continuare produrrà conoscenze altrettanto utili.

Stima di nuovo il lavoro rimanente

Le stime iniziali possono continuare a circolare dopo che le scoperte hanno cambiato il lavoro necessario. Chiedi che cosa resta oggi, in base a ciò che il team ha imparato durante l'esecuzione.

Nell'esempio dell'abbonamento, l'assistenza potrebbe rappresentare la maggior parte del costo mentre la discussione riguarda ancora il completamento del codice. Confronta l'offerta completa, compresa la gestione e la manutenzione, con altri modi di soddisfare la stessa esigenza.

Una nuova stima può essere molto incerta. Registra che cosa la sostiene e quale dipendenza potrebbe cambiarla. Un intervallo plausibile con le relative condizioni è più utile di una data precisa senza fondamento.

Includi ciò che non accadrà mentre il progetto continua. Il team potrebbe rimandare un miglioramento con una domanda accertata. Esamina anche questa alternativa, per non giudicare il lavoro esistente più severamente di ciò che lo sostituirebbe.

Verifica se l'obiettivo conta ancora

Il problema può essere cambiato dall'inizio del progetto. Un servizio rivolto a una certa difficoltà può diventare meno utile dopo un cambiamento nelle abitudini dei clienti. Oppure l'obiettivo può restare valido mentre la soluzione scelta è inadatta.

Rivedere l'obiettivo aiuta a distinguere queste situazioni. «Dobbiamo finire il sistema» è un compito. «Dobbiamo soddisfare questa esigenza in modo sostenibile» lascia spazio per finire, semplificare o cambiare strada.

Parla con chi userà il risultato e con chi lo manterrà. Gli sviluppatori possono valutare ciò che manca prima della consegna; il personale di assistenza può individuare gli impegni che proseguiranno dopo.

Considera un'uscita parziale

Interrompere tutto e continuare tutto possono sembrare le uniche opzioni. Potrebbe esistere una versione più piccola che verifichi l'esigenza, una parte utile da conservare o un obbligo da completare prima di fermarsi.

L'azienda immaginaria potrebbe offrire il servizio manualmente a un piccolo gruppo, se questo chiarisce l'impegno e la disponibilità a usarlo. La prova richiede una domanda e un limite. Altrimenti può semplicemente prolungare un progetto che nessuno vuole chiudere.

L'azienda potrebbe anche dover fermare le nuove vendite rispettando gli impegni esistenti. Includi il costo della transizione nella decisione. Un'uscita responsabile raramente significa abbandonare tutto il lavoro in corso.

Fissa la prossima revisione prima di continuare

Se il team continua, concordate che cosa bisogna osservare per giustificare un'altra fase. Quali prove di domanda contano? Quanto impegno è accettabile? Quando si riesamineranno le stime?

Scegli condizioni che il team possa osservare e collegare all'obiettivo. «Aumentare la fiducia nel progetto» non fornisce una regola chiara. «Fornire questa assistenza entro l'impegno stimato per i casi indicati» dà al team un'ipotesi concreta da valutare.

La revisione deve anche permettere di chiudere il progetto. Se ogni risultato deludente porta soltanto a prorogare ancora la scadenza, il criterio non sta guidando la decisione.

Scrivi le ragioni per continuare usando solo benefici e costi che possono ancora verificarsi. Poi aggiungi gli obblighi attuali di transizione. Se l'argomento dipende soprattutto dalla spesa passata, rivedi la stima del lavoro rimanente e l'alternativa che sta ritardando.