Basisraten und Außenperspektive: Mit früheren Ergebnissen Termine schätzen

Ein Team verspricht, eine Datenmigration in zehn Arbeitstagen abzuschließen. Der Plan enthält Schritte und Zuständigkeiten, aber niemand hat nachgesehen, wie lange ähnliche Migrationen dauerten. Alle Projekte und Zahlen dieses Beispiels sind fiktiv.

Die Innenperspektive beschreibt, wie diese Migration ablaufen soll. Die Außenperspektive beginnt mit Ergebnissen vergleichbarer Fälle. Der Unterschied beider Schätzungen macht eine Erwartung sichtbar, die vor einer verbindlichen Zusage erklärt werden muss.

Das zu schätzende Ergebnis festlegen

Eine Basisrate ist eine beobachtete Häufigkeit in einer relevanten Referenzklasse. Ihre Nutzung erfordert eine Definition des Ergebnisses und der einbezogenen Fälle. Der Anteil fristgerecht abgeschlossener Migrationen beantwortet eine andere Frage als deren typische Dauer.

Legen Sie auch fest, was Abschluss bedeutet. Dateien übertragen, Daten prüfen und das alte System stilllegen sind unterschiedliche Meilensteine. Aufzeichnungen, die diese vermischen, können scheinbare Genauigkeit bieten, ohne Ihre Frage zu beantworten.

Die von Bent Flyvbjerg behandelte Referenzklassenprognose nimmt Ergebnisse vergleichbarer Projekte als Ausgangspunkt. Wer diese Perspektive auf eine kleine Migration anwendet, muss eine eigene Vergleichsgruppe auswählen.

Fälle vor dem Blick auf ihren Ausgang auswählen

Suchen Sie Projekte mit für die Frage relevanten Bedingungen: etwa Datenherkunft, externe Abhängigkeiten, Umfang und Teamerfahrung. Begründen Sie die Relevanz jeder Eigenschaft; ähnliche Projektnamen können wenig über die Arbeit aussagen.

Wenn Sie nur abgeschlossene Migrationen auswählen, fehlen abgebrochene oder noch offene Projekte. Beziehen Sie diese Aufzeichnungen ein und kennzeichnen Sie den Stand. Ein Projekt ohne Abschlussdatum darf keine erfundene Dauer erhalten, damit es in die Rechnung passt.

Ändern Sie die Gruppe nicht allein deshalb, weil das Ergebnis Ihrer Erwartung widerspricht. Halten Sie einen begründeten Ausschluss fest. Führen zwei vertretbare Auswahlen zu verschiedenen Schlussfolgerungen, zeigen Sie diesen Unterschied in der Schätzung.

Rechenbeispiel: Vom Zehntagesplan zur Terminverhandlung

Betrachten Sie diese Dauern von zehn vergleichbaren Migrationen in Arbeitstagen: 8, 9, 10, 10, 11, 12, 13, 14, 16 und 18. Alle wurden bis zum gleichen Meilenstein gemessen: geprüfte Daten und stillgelegtes Altsystem. Zur Vereinfachung hatte jede ursprünglich ebenfalls eine Frist von zehn Tagen.

Sechs überschritten diese Frist. Die historische Verzögerungshäufigkeit beträgt 6 ÷ 10 = 60%; der Abschluss bis zum zehnten Tag 4 ÷ 10 = 40%. Vergleichen Sie weitere Fristgrenzen innerhalb dieser Gruppe:

Eine Zusage von zehn Tagen lässt sechs der zehn früheren Ergebnisse außerhalb der Frist. Vierzehn Tage würden acht abdecken; zwei Migrationen lägen weiterhin darüber. Selbst die 100% der letzten Zeile garantieren keinen künftigen Termin: Die Tabelle beschreibt eine kleine Stichprobe, in der relevante Schwierigkeiten fehlen können.

Ein vertretbarer Vorschlag wären vierzehn Arbeitstage mit einer Prüfung der Datenqualität am dritten Tag. Findet diese eine in früheren Fällen fehlende Abhängigkeit, würde das Team vor der Fortsetzung den Termin überprüfen. Vierzehn Tage drücken eine ausgehandelte Risikotoleranz aus; die beobachteten 80% werden dadurch keine belegte Wahrscheinlichkeit des Einzelfalls.

Im Entscheidungstagebuch könnte stehen: „Interner Plan: zehn Tage. Vergleichbare Ergebnisse: Acht von zehn Fällen endeten innerhalb von vierzehn. Vorschlag: vierzehn Tage, vorbehaltlich der Datenprüfung am dritten Tag. Noch zu klären: Kann der Kunde die längere Frist akzeptieren, und was tun wir, wenn die Prüfung scheitert?“

Prüfen Sie die Qualität der Aufzeichnungen und ob Projekte gemeinsame Probleme haben. Untersuchen Sie neben den Häufigkeiten die Terminabweichungen und die Bedingungen der Verzögerungen. Ein einzelner Durchschnitt verbirgt diese Unterschiede.

Wenn Aufzeichnungen fehlen, benennen Sie die Lücken. Berichte des Teams können die Suche lenken, sofern sie als Erinnerungen gekennzeichnet sind. Eine in einer Besprechung gesammelte Vermutung bleibt eine Vermutung, auch in einer Tabelle.

Begründen, was diesen Fall unterscheidet

Vielleicht nutzt die aktuelle Migration ein Werkzeug, das einen langsamen Schritt verkürzt hat. Fragen Sie vor einer Anpassung der Referenz, ob die Verkürzung unter ähnlichen Bedingungen beobachtet wurde und ob der Schritt tatsächlich die Gesamtdauer begrenzte.

Ein motiviertes Team oder ein wichtiger Kunde erklärt allein nicht, warum frühere Ergebnisse nicht mehr gelten sollten. Suchen Sie einen Unterschied, der den Arbeitsablauf verändert. Berücksichtigen Sie auch ungünstige Änderungen wie eine neue Abhängigkeit oder schlechter geordnete Daten.

Halten Sie frühere Ergebnisse und die Anpassung getrennt. So kann eine andere Person erörtern, ob der angeführte Unterschied die Prognose stützt, ohne erst zu rekonstruieren, welche Zahlen aus früheren Fällen und welche aus Ihrer Interpretation stammen.

Mit der Referenz die Zusage verändern

Frühere Ergebnisse können dazu führen, einen Zeitrahmen statt eines einzelnen Termins zu vereinbaren, eine Prüfung vorzuziehen oder den anfänglichen Umfang zu verkleinern. Sie können auch zeigen, dass die Entscheidung von noch fehlenden Informationen abhängt.

Untersuchen Sie diese Frage, wenn die Antwort den Plan ändern könnte. Der Artikel darüber, wann weitere Informationen sinnvoll sind, hilft, den erwarteten Nutzen der Untersuchung mit Aufwand und Aufschub zu vergleichen.

Nennen Sie im Kundengespräch den Abschlussmeilenstein, die verwendete Referenz und den Prüfzeitpunkt. Sind zehn Tage unverhandelbar, muss das Team einen kleineren Umfang oder eine andere Lieferform besprechen. Allein die Schätzung in einer Tabelle zu ändern verändert die notwendige Arbeit nicht.