Una decisione commentata: assumere o riorganizzare il lavoro?

Un'azienda di servizi digitali riceve reclami sui ritardi. Il team lavora molto, alcune persone rimangono fino a tardi e il titolare valuta di assumere un'altra persona per svolgere i compiti.

Questo caso è interamente ipotetico. I numeri e le condizioni sono stati scelti per esaminare una decisione. Non descrivono clienti, risultati o esperienze di 239 Ventures.

La domanda è se un'altra persona aiuterebbe l'azienda a consegnare di più entro la scadenza richiesta o se qualcos'altro limiti il lavoro.

Che cosa sa il team

Quattro persone svolgono il lavoro e una rivede ogni consegna prima che arrivi al cliente. La revisione richiede conoscenza della richiesta e accesso al cliente. Nella settimana osservata, sei consegne erano pronte per la revisione e soltanto due sono state inviate.

Delle quattro rimanenti, tre aspettavano il revisore. La quarta è stata restituita perché la richiesta mancava di informazioni necessarie. Il team non sa ancora se questa settimana rispecchi l'andamento abituale.

Assumere richiederebbe selezione, formazione e supervisione iniziale. La nuova persona svolgerebbe i compiti ma non assumerebbe subito la revisione. Un importante impegno commerciale va rispettato nelle prossime settimane.

La settimana osservata giustifica indagare la revisione prima di attribuire i ritardi a una carenza di persone che eseguono il lavoro. Non esclude ancora l'assunzione né stabilisce che la revisione sia l'unico vincolo.

Alternative disponibili

La prima opzione è assumere qualcuno per aumentare la capacità di esecuzione. Potrebbe aiutare se il team non riesce a preparare consegne al ritmo necessario. Nel periodo osservato, però, parte del lavoro era già pronta e aspettava una fase che l'assunzione non amplierebbe subito.

La seconda opzione è riorganizzare la revisione. Il revisore potrebbe riservare tempo, condividere criteri e delegare casi definiti. Il cambiamento richiede di capire che cosa solo il revisore può valutare e preservare la qualità necessaria.

La terza opzione è limitare il nuovo lavoro mentre il team smaltisce i compiti in sospeso. Questo potrebbe ridurre l'accumulo e rendere più facile seguire il percorso fino alla consegna. Potrebbe anche ritardare vendite o richiedere di negoziare scadenze, con conseguenze da valutare.

Le opzioni si possono combinare, ma ogni combinazione consuma risorse. Fare tutto insieme renderebbe più difficile individuare quale cambiamento ha aiutato e potrebbe aumentare il carico in un periodo già difficile.

L'ipotesi dietro il primo passo

Il team propone che parte dei ritardi recenti dipenda più da disponibilità e criteri di revisione che dalla velocità di esecuzione.

Per esaminarlo, segue altre consegne per un breve periodo, separando tempo di esecuzione, attesa e rilavorazione. Le osservazioni devono includere compiti diversi senza selezionare solo quelli che confermano l'ipotesi.

Durante l'indagine, riserva due periodi di revisione a settimana e prepara un elenco di informazioni necessarie prima dell'inizio. Il revisore continua a gestire i casi che richiedono la sua conoscenza. La prova non presume che tutti i casi possano essere delegati.

Provare prima questi cambiamenti riflette il loro costo di attuazione e la possibilità di osservarne gli effetti. Assumere resta un'opzione se l'indagine rivela capacità insufficiente in un'altra fase.

Che cosa conterà come risultato

Il team seguirà consegne inviate, tempo di attesa e ritorni per correzioni. Registrerà anche quanto lavoro ha richiesto la revisione e se un'altra attività importante è stata rimandata per farle spazio.

Il volume conta insieme alla qualità. Un'approvazione più rapida seguita da più correzioni può spostare il problema sul cliente.

La prova dovrebbe stabilire se disponibilità più prevedibile e informazioni migliori aiutano la consegna. Se i compiti passano rapidamente per la revisione e continuano ad accumularsi nell'esecuzione, l'ipotesi iniziale diventa più debole per quel gruppo di casi.

Se la revisione migliora soltanto quando il revisore fa straordinari, il risultato rivela una condizione che il piano non intende sostenere. Il team dovrà considerare responsabilità, ambito o capacità aggiuntiva.

Quale decisione è difendibile ora

Con le prove disponibili, provare una riorganizzazione della revisione è un primo passo ragionevole. Le osservazioni sono limitate e lavoro già completato aspetta in una fase precisa. Assumere qualcuno per l'esecuzione non affronta ancora direttamente quell'attesa.

La scelta deve rispettare l'impegno in scadenza nelle prossime settimane. Se la prova consuma tempo che l'azienda non ha, potrebbe essere necessario negoziare la consegna o ottenere aiuto immediato per un compito definito.

Un'assunzione futura potrebbe essere giustificata da una crescita duratura della domanda o da una capacità che manca davvero al team. Individua quale funzione richiede più capacità anziché assumere un'altra persona in generale.

Come registrare la revisione

Prima della prova, il team registra ipotesi, cambiamenti, impegno accettabile e data di revisione. Dopo confronta ciò che è accaduto con le aspettative, conservando le distinzioni tra i tipi di consegna.

Non attribuisce automaticamente ogni miglioramento alla prova. Il periodo successivo potrebbe avere meno ordini o compiti più semplici. Queste condizioni fanno parte dell'interpretazione.

Puoi usare il diario delle decisioni per un caso simile. Registra dove il lavoro ha aspettato, quale cambiamento vuoi provare e quale osservazione giustificherebbe un'assunzione. La prossima discussione sulla capacità avrà una base più solida della sensazione che tutti siano occupati.